Se ogni mese riscrivi le stesse fatture cambiando solo il mese nella descrizione, stai facendo a mano un lavoro che il gestionale può fare da solo. Canoni di manutenzione, abbonamenti, contratti di assistenza, affitti: tutto quello che si ripete uguale può diventare un'automazione.
Il modulo Fatture Ricorrenti emette la fattura alla data prevista, la invia allo SDI e tiene traccia di cosa è partito. Tu la imposti una volta.
Che cos'è un'automazione
Un'automazione è il modello di una fattura più le regole di ripetizione: a quale cliente, con quali righe, ogni quanto e fino a quando. Nasce da una fattura che hai già emesso: la usi come modello, così importi, aliquote IVA, modalità di pagamento e riferimenti sono già quelli giusti.
Nell'elenco ogni riga dice l'essenziale: importo (totale e imponibile), periodicità, quando partirà la prossima e quante ne sono già state emesse. Lo stato verde indica che l'automazione è attiva.
Le descrizioni che si aggiornano da sole
Il punto dolente della fatturazione ripetitiva è la descrizione: "Canone manutenzione Settembre 2026" a settembre, "Ottobre 2026" a ottobre. Dimenticarsi di cambiarla è un classico, e il cliente se ne accorge.
Per questo le righe accettano dei segnaposto, che vengono sostituiti al momento dell'emissione in base alla data della fattura:
{mese}— il nome del mese: Settembre{anno}— l'anno: 2026{mese_anno}— Settembre 2026{trimestre}— 3° Trimestre 2026{semestre}— 2° Semestre 2026{settimana}— Settimana 36/2026{periodo}— si adatta da solo alla periodicità dell'automazione
L'anteprima sotto il campo mostra come verrà scritta la riga, così non devi immaginartelo. Attenzione a un dettaglio che conta: la sostituzione usa la data di emissione. Se emetti il 1° del periodo — fatturazione anticipata — {mese} indica il periodo che sta iniziando.
Periodicità, e il problema del 31 del mese
Le cadenze disponibili sono giornaliera, settimanale, mensile, trimestrale, semestrale e annuale. Puoi indicare una data di fine, se il contratto ha una scadenza, oppure lasciarla vuota e farla correre.
C'è un dettaglio che nei gestionali fa spesso danni: le fatture del 31. Sommare "un mese" al 31 gennaio, in molti linguaggi di programmazione, produce il 3 marzo — febbraio viene saltato. Qui l'avanzamento tiene memoria del giorno di ancoraggio: il 31 gennaio diventa 28 febbraio, poi 31 marzo, poi 30 aprile, senza derive e senza mesi persi.
Cosa succede quando scatta
Ogni giorno una procedura automatica controlla quali automazioni hanno la prossima emissione in scadenza e, per ognuna, crea la fattura con la numerazione progressiva corretta, la invia allo SDI e calcola la data successiva.
Due garanzie che vale la pena conoscere:
- l'emissione avviene solo se l'abbonamento dell'azienda è in regola: se il pagamento è sospeso, l'automazione viene saltata e registrata come tale, non emette fatture che poi resterebbero senza copertura;
- ogni esecuzione viene registrata con il suo esito, riuscita o fallita, con il messaggio dell'errore. Niente emissioni silenziose.
La prova che è partita davvero
Automatizzare senza poter verificare è un atto di fede. Ogni automazione ha il suo storico: data, numero della fattura emessa ed esito dell'invio allo SDI, con l'identificativo della trasmissione.
Se una trasmissione è stata scartata lo vedi qui, con il motivo, e puoi intervenire sulla fattura come faresti con una emessa a mano.
Sospendere, modificare, chiudere
Un'automazione si può sospendere quando il contratto è in pausa e riattivare quando riparte, senza perdere lo storico. La modifica agisce sulle emissioni future: le fatture già partite restano quelle che sono, come è giusto che sia per un documento fiscale.
Domande frequenti
Se cambio il prezzo, cosa succede alle fatture già emesse? Niente: restano invariate. Il nuovo importo vale dalla prossima emissione.
E se il cliente cambia indirizzo o codice destinatario? L'automazione legge l'anagrafica al momento dell'emissione, quindi la fattura esce con i dati aggiornati.
Posso emettere in anticipo rispetto al periodo? Sì: imposti la data di prossima emissione all'inizio del periodo e usi i segnaposto, che seguiranno la data della fattura.
Che numero prende la fattura? Il progressivo successivo dell'anno in corso, lo stesso criterio delle fatture emesse a mano: non ci sono numerazioni separate né buchi.