Nomina a Responsabile del trattamento

1. Le parti

Il presente accordo («DPA») integra le Condizioni di Servizio e regola il trattamento dei dati personali che il Responsabile effettua per conto del Titolare nell'ambito del servizio BilancioFacile.cloud.

Il DPA si intende accettato con la sottoscrizione delle Condizioni di Servizio e resta in vigore per tutta la durata dell'abbonamento. Per i trattamenti in cui è Hestia a decidere finalità e mezzi — dati dell'account, fatturazione dell'abbonamento, comunicazioni di servizio — Hestia è invece Titolare autonomo: quelli sono descritti nella Privacy Policy e restano fuori da questo accordo.

2. Oggetto del trattamento

2.1 Categorie di interessati

Le persone i cui dati vengono trattati per conto del Titolare sono:

• Dipendenti e collaboratori del Titolare;
• Clienti e fornitori del Titolare, quando persone fisiche (ditte individuali, professionisti, privati) o persone di contatto di società;
• Clienti finali del negozio online, per chi utilizza il modulo e-commerce del Servizio;
• Utenti del Servizio autorizzati dal Titolare (operatori, contabili, collaboratori con accesso).

2.2 Categorie di dati

2.3 Finalità

Il Responsabile tratta i dati unicamente per erogare le funzioni del Servizio richieste dal Titolare: tenuta della contabilità e del ciclo attivo e passivo, gestione delle anagrafiche, gestione del personale e dei cedolini, riconciliazione dei movimenti bancari, redazione di bilanci e business plan, gestione del negozio online, assistenza tecnica su richiesta.

2.4 Lettura assistita dei documenti

Alcune funzioni del Servizio leggono automaticamente i documenti caricati dal Titolare (fatture, estratti conto, cedolini, visure camerali) per estrarne i dati ed evitare l'inserimento manuale. Questa lettura si avvale del sub-responsabile indicato al §6 e comporta la trasmissione del contenuto del documento a tale fornitore.

Il risultato dell'estrazione è sempre sottoposto alla conferma del Titolare prima di essere registrato: nessuna decisione automatizzata ai sensi dell'art. 22 GDPR viene presa sulla base di questa elaborazione. Il Titolare che preferisce non avvalersene può inserire i dati manualmente: le funzioni contabili restano pienamente utilizzabili.

2.5 Durata

Il trattamento dura quanto l'abbonamento. Alla cessazione si applica il §10.

3. Istruzioni del Titolare

Il Responsabile tratta i dati solo su istruzione documentata del Titolare. Costituiscono istruzioni: il presente DPA, le Condizioni di Servizio, e le operazioni che il Titolare compie attraverso le funzioni del Servizio.

Istruzioni ulteriori possono essere inviate per iscritto a info@hestiaproperties.eu. Se un'istruzione appare in contrasto con il GDPR, il Responsabile ne informa il Titolare senza eseguirla, in attesa di conferma o modifica.

Il Responsabile non utilizza i dati del Titolare per finalità proprie, non li cede a terzi se non ai sub-responsabili indicati al §6, e non li impiega per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

4. Obblighi del Responsabile

• Riservatezza: chi accede ai dati è vincolato alla riservatezza e autorizzato per iscritto, limitatamente a quanto serve al proprio compito.
• Sicurezza: sono adottate le misure descritte al §5.
• Assistenza: il Responsabile aiuta il Titolare a rispondere alle richieste degli interessati (§7) e agli adempimenti degli artt. 32-36.
• Comunicazione delle violazioni: secondo il §8.
• Restituzione o cancellazione dei dati alla fine del rapporto (§10).

5. Misure di sicurezza (art. 32)

• Connessioni cifrate in HTTPS/TLS su tutto il Servizio;
• password conservate esclusivamente come hash (bcrypt), mai in chiaro;
• separazione logica dei dati fra aziende clienti: ogni utente accede solo ai dati della propria azienda;
• protezione dei form di accesso e registrazione contro attacchi automatizzati e richieste cross-site (token CSRF, trappole anti-bot, limitazione dei tentativi);
• registro delle attività (log) per ricostruire accessi e operazioni;
• documenti caricati conservati fuori dalle cartelle pubbliche e serviti solo previa verifica dei permessi;
• backup gestiti dal fornitore infrastrutturale con rotazione periodica;
• infrastruttura in data center nell'Unione Europea (§6).

6. Sub-responsabili (art. 28.2)

Il Titolare autorizza il Responsabile ad avvalersi dei seguenti sub-responsabili:

Stripe. Per gli incassi del negozio online il Servizio utilizza Stripe Connect: il Titolare collega un proprio account Stripe e incassa direttamente dai suoi clienti. In quel rapporto Stripe è fornitore del Titolare, non sub-responsabile di Hestia, e i dati di pagamento non transitano dai sistemi del Responsabile. Stripe tratta invece i pagamenti dell'abbonamento a BilancioFacile: lì il Titolare del trattamento è Hestia, come indicato nella Privacy Policy.

Nuovi sub-responsabili. Prima di aggiungerne uno il Responsabile informa il Titolare con almeno 30 giorni di preavviso, indicando servizio e misure di sicurezza. Entro quel termine il Titolare può opporsi per motivi legittimi; in tal caso il Responsabile non procede oppure, se il servizio non è altrimenti erogabile, il Titolare può recedere senza penali. Ogni sub-responsabile è vincolato da obblighi equivalenti a quelli del presente accordo, e il Responsabile risponde del loro operato.

7. Diritti degli interessati

Le richieste di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità vanno rivolte al Titolare, che le riscontra. Il Responsabile assiste il Titolare mettendogli a disposizione le funzioni del Servizio (ricerca, modifica, esportazione e cancellazione dei dati) e, se necessario, un supporto tecnico dedicato.

Se una richiesta arriva direttamente al Responsabile, questi non vi dà seguito autonomamente e la inoltra senza ritardo al Titolare.

8. Violazioni dei dati (artt. 33-34)

Venuto a conoscenza di una violazione che riguardi i dati trattati per conto del Titolare, il Responsabile lo informa senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore, comunicando: natura della violazione, categorie e numero approssimativo di interessati e di record coinvolti, conseguenze probabili, misure adottate o proposte.

La notifica all'autorità di controllo e l'eventuale comunicazione agli interessati restano in capo al Titolare; il Responsabile fornisce le informazioni necessarie.

9. Verifiche

Il Titolare può verificare il rispetto del presente accordo chiedendo per iscritto le informazioni e la documentazione necessarie, che il Responsabile fornisce entro 30 giorni. Sono possibili verifiche in loco, concordate con almeno 30 giorni di preavviso, non più di una volta l'anno salvo che sia avvenuta una violazione.

10. Fine del rapporto

Alla cessazione dell'abbonamento il Titolare può esportare i propri dati dalle funzioni del Servizio. Il Responsabile li conserva ancora per 30 giorni, così che il Titolare possa recuperarli, e successivamente li cancella insieme alle copie, salvo quanto debba essere conservato per obbligo di legge.

Su richiesta scritta il Responsabile fornisce conferma dell'avvenuta cancellazione.

11. Contatti