"Quanto mi costa un dipendente?" è una domanda a cui quasi nessun imprenditore sa rispondere al primo colpo, perché le cifre in gioco sono tre e vengono spesso confuse: il lordo in busta paga, il netto che il dipendente riceve e il costo per l'azienda, che è più alto di entrambi.
Il modulo Dipendenti tiene le tre cifre distinte e porta quella giusta nel conto economico.
Le tre cifre di una busta paga
Su una retribuzione lorda di 2.100 euro, il dipendente ne riceve circa 1.540: la differenza sono i contributi a suo carico (circa il 9,19%) e le imposte, IRPEF e addizionali. Ma l'azienda non spende 2.100: ci aggiunge i contributi a proprio carico (attorno al 30%), l'INAIL e la quota di TFR maturata nel mese. Il costo reale supera i 2.900 euro.
È questa la cifra che deve entrare in bilancio, non lo stipendio.
Un cedolino, tre numeri
L'elenco mostra per ogni mese e per ogni persona le tre grandezze affiancate. La colonna Costo Azienda è calcolata dal sistema sommando lordo, contributi a carico dell'azienda, INAIL, eventuali fondi integrativi e TFR: non è un valore digitato, quindi non può essere dimenticato o sbagliato a mano.
Come finiscono in bilancio
La voce B.9 del conto economico si compila da sola, rispettando la divisione prevista dal codice civile:
- B.9.a — salari e stipendi: il totale lordo dei cedolini;
- B.9.b — oneri sociali: contributi INPS a carico azienda e INAIL;
- B.9.c — trattamento di fine rapporto: la quota di TFR maturata nell'esercizio.
Il TFR ha una particolarità che il sistema gestisce: se resta in azienda diventa anche un debito nello stato patrimoniale, se è destinato a un fondo esterno esce come debito verso l'ente. Sono due strade diverse, e il bilancio le tiene separate.
Solo i cedolini confermati contano
Un cedolino appena caricato è una bozza: entra nei conti solo quando lo confermi. È una scelta voluta — significa che un documento letto male, o caricato per sbaglio, non sporca il bilancio finché non lo hai guardato. Il contatore dei "cedolini da confermare" ti ricorda cosa è rimasto in sospeso.
Caricare il cedolino invece di digitarlo
Le buste paga arrivano quasi sempre in PDF dal consulente del lavoro. Caricandole, l'assistente AI legge le voci — lordo, contributi, IRPEF, netto, TFR — e compila il cedolino, che poi controlli e confermi. Se il dipendente non è ancora in anagrafica, viene creato dai dati del documento.
Domande frequenti
BilancioFacile elabora le buste paga? No, e non vuole farlo: l'elaborazione resta del consulente del lavoro. Qui si registrano i cedolini già elaborati, per vedere il costo del lavoro nel bilancio in tempo reale.
Serve inserire tutti i dati anagrafici? No, i campi essenziali bastano. Qualifica, livello e CCNL servono a leggere i numeri con ordine, non al calcolo.
Come tratto tredicesima e quattordicesima? Sono tipi di cedolino a sé, così le mensilità aggiuntive non si confondono con lo stipendio ordinario nelle analisi mensili.
E i compensi degli amministratori? Non sono costo del personale: seguono una voce diversa del conto economico e non vanno registrati come cedolini.